Accueil › IA par métier › Guide
Vous êtes une entreprise ?
Ordiama, c'est aussi une agence IA à Strasbourg : on crée votre site, on vous rend visible dans l'IA et on automatise vos tâches.
Vous sortez d’une reunion d’une heure. Il faut maintenant retrouver qui a dit quoi, ce qui a ete decide, et qui fait quoi pour vendredi. Une IA de reunion fait ce travail a votre place : elle ecoute, transcrit, et vous rend un compte rendu propre avec la liste des actions. Ce guide explique comment ca marche, quels outils choisir en 2026, comment bien s’en servir, et surtout la regle a ne jamais oublier : prevenir les participants.
Reponse directe. Un assistant de reunion IA rejoint votre appel (Teams, Meet, Zoom) ou ecoute un enregistrement, le transcrit en texte avec le nom de chaque intervenant, puis en tire un resume structure et une liste de taches. Comptez deux a cinq minutes de traitement pour une reunion d’une heure. La contrepartie : vous traitez des donnees personnelles (des voix, des propos nominatifs), donc vous devez informer les participants avant d’enregistrer. En interne, la base legale est l’interet legitime de l’employeur, pas un simple consentement.
Le terme technique est assistant de reunion ou AI notetaker. Derriere le mot, trois briques qui s’enchainent.
1. La transcription (speech-to-text). L’IA convertit la parole en texte, horodate chaque phrase et attribue chaque prise de parole a un intervenant (on parle de diarisation : separer les voix). Les meilleurs outils gerent le francais et une centaine d’autres langues.
2. Le resume. Un modele de langage (le meme type de technologie que ChatGPT) lit la transcription et en extrait l’essentiel : sujets abordes, decisions prises, points en suspens. Vous passez de 8 000 mots de verbatim a une page lisible.
3. Les actions. L’outil reconnait les engagements pris a l’oral (je m’occupe du devis, on rappelle le client lundi) et les transforme en liste de taches, souvent avec un responsable et une echeance quand ils sont mentionnes.
Beaucoup d’outils ajoutent un chat : vous posez une question sur la reunion (qu’a dit le client sur le budget ?) et l’IA repond en se basant sur la transcription.
La methode tient en cinq etapes. Comptez cinq minutes de mise en route la premiere fois, puis c’est automatique.
Vous n’avez pas d’assistant dedie ? Vous pouvez faire le travail avec n’importe quel modele (ChatGPT, Claude, Gemini) a partir d’une transcription brute (celle de votre visio, ou d’un simple dictaphone transcrit). Collez la transcription, puis ce prompt :
Voici la transcription brute d’une reunion. Produis un compte rendu en trois parties. 1) Resume : 5 a 8 points clefs, phrases courtes. 2) Decisions : ce qui a ete tranche, en liste. 3) Actions : un tableau avec trois colonnes (tache, responsable, echeance). N’invente rien : si le responsable ou l’echeance n’est pas dit, ecris « a preciser ». Reste factuel, pas de commentaire.
La consigne n’invente rien est la plus importante : elle limite le risque que le modele comble les trous avec des details plausibles mais faux. C’est le meme reflexe utile pour tous vos prompts de dirigeant.
Deux familles. Les fonctions natives de votre visio (rien a installer, mais souvent liees a un abonnement superieur). Les assistants dedies qui fonctionnent sur toutes les plateformes et offrent une version gratuite.
| Outil | Type | Prix (a jour juillet 2026) | Bon a savoir |
|---|---|---|---|
| Zoom AI Companion | Natif Zoom | Inclus dans les offres payantes Zoom | Resume et actions integres, invisible pour les autres participants. |
| Microsoft Teams (Copilot / recap intelligent) | Natif Teams | Add-on Teams Premium (ou licence Copilot) | Notes IA, taches recommandees, chapitres et fil des intervenants dans l’onglet Recapitulatif. |
| Google Meet (Prendre des notes) | Natif Meet | Abonnes Google AI Pro et Ultra | Gemini resume la reunion et enregistre les notes dans un Google Doc. |
| Fathom | Assistant dedie | Gratuit ; Premium 16 a 20 $/mois par utilisateur | Enregistrement et transcription illimites en gratuit ; resumes IA avances limites a 5 par mois. |
| Fireflies.ai | Assistant dedie | Gratuit ; Pro 10 $, Business 19 $, Enterprise 39 $/mois par utilisateur (annuel) | Transcription 100+ langues, chat sur la reunion (AskFred), synchro CRM sur les offres payantes. |
| Otter.ai | Assistant dedie | Gratuit ; offres payantes par utilisateur | Historique long, populaire cote anglophone ; francais correct mais verifiez la qualite sur vos accents. |
Comment choisir ? Si toute votre equipe est sur Zoom ou Teams, la fonction native est la plus simple : rien a installer, rien qui rejoint la reunion visiblement. Si vous jonglez entre plusieurs plateformes ou voulez tester sans payer, un assistant dedie comme Fathom ou Fireflies couvre tout et propose un gratuit genereux. Pour une TPE qui debute, commencez par le gratuit : c’est souvent suffisant pour un usage hebdomadaire. Le sujet rejoint plus largement l’adoption de l’IA dans une TPE, et si vous voulez chiffrer l’investissement, voyez les vrais prix de l’IA en entreprise.
C’est la partie que la plupart des articles oublient, et c’est la plus importante. Une transcription de reunion contient des donnees personnelles : des voix, des noms, des propos parfois sensibles. Vous entrez donc dans le champ du RGPD.
La regle numero un : l’information doit etre prealable. On previent avant d’appuyer sur enregistrer, pas apres. La CNIL, sur le sujet voisin de l’enregistrement des appels au travail, demande d’informer les personnes de l’existence du dispositif, de l’identite du responsable de traitement et de la finalite poursuivie. Source : CNIL, l’ecoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail.
Contre-intuitif : en interne, entre un employeur et ses salaries, le consentement n’est pas la bonne base legale. La CNIL rappelle qu’un consentement doit etre libre. Or un salarie qui dit oui a son manager en reunion d’equipe n’est pas vraiment libre de refuser, donc ce oui est juridiquement fragile. La base retenue est en general l’interet legitime de l’employeur (conserver la trace d’une reunion, faciliter le compte rendu), a condition d’informer prealablement et de pouvoir justifier que l’enregistrement reste proportionne. Source : DPO Partage, l’IA dans vos reunions et conformite RGPD.
Avec des participants externes (clients, prestataires), la logique change : ils doivent etre informes clairement au demarrage et pouvoir s’opposer. Un participant qui refuse doit pouvoir demander l’arret de l’enregistrement.
Principe RGPD de minimisation : une donnee ne se conserve que le temps utile a sa finalite. Si le but est de rediger un compte rendu, l’enregistrement audio n’a plus de raison d’exister une fois le compte rendu valide. Pour l’enregistrement des appels au travail, la CNIL fixe une conservation de six mois maximum ; c’est un bon repere pour vos reunions. Verifiez aussi ce que votre outil fait des donnees : ou elles sont hebergees, si elles servent a entrainer un modele. Ce reflexe vaut pour toute IA, comme on le detaille dans notre guide RGPD et IA : ou vont vraiment vos donnees. Source : CNIL.
Une reunion d’equipe hebdomadaire, c’est facilement 30 a 45 minutes de compte rendu a la main chaque semaine. Une IA de reunion ramene ce travail a une relecture de cinq minutes. Sur un an, cela represente plusieurs journees liberees, avec en prime des comptes rendus plus complets et une liste d’actions personne n’oublie. C’est typiquement le genre de tache repetitive qu’il vaut mieux automatiser pour se concentrer sur le reste.
Non. Enregistrer a l’insu des participants est interdit. L’information doit etre prealable et claire : existence de l’enregistrement, responsable, finalite. Un participant doit pouvoir s’opposer.
En interne, non : le consentement d’un salarie envers son employeur est juge fragile car pas totalement libre. La base legale est plutot l’interet legitime, avec information prealable. Pour des externes, informez au demarrage et respectez un refus.
Oui pour les principales (Fireflies, Fathom, les fonctions natives de Teams, Meet et Zoom). La qualite baisse sur les accents marques, le jargon metier ou quand plusieurs personnes parlent en meme temps. D’ou l’interet de relire.
Fathom (enregistrement et transcription illimites, resumes IA avances limites a 5 par mois en gratuit) ou Fireflies (offre gratuite avec transcription et resumes). Pour un usage Zoom ou Teams pur, la fonction native de votre abonnement est souvent la plus simple.
Cela depend de l’outil. Verifiez l’hebergement des donnees, la duree de conservation et si elles servent a entrainer un modele. Supprimez l’audio une fois le compte rendu valide et gardez un oeil sur les offres entreprise, plus protectrices.
Besoin d’aide pour deployer ces outils proprement et dans les regles ? Notre agence IA accompagne les TPE et PME sur le choix, la mise en place et la conformite.
Ordiama, c'est aussi une agence IA à Strasbourg : on crée votre site, on vous rend visible dans l'IA et on automatise vos tâches.